Bewerbungsmanagement: Telefongespräch

Bewerbungsmanagement: Telefongespräch

Typische Bewerbungsfehler, die es zu vermeiden gilt:

• das massenweise Versenden von standardisierten Initiativbewerbungen

• (unkommentierte) Lücken im Lebenslauf

• Tipp- und Rechtschreibfehler

• die verspätete Einsendung der Unterlagen

• das unvollständige Ausfüllen von Fragebögen

• überzogene Gehaltsvorstellungen

• überhebliches Auftreten

• das verspätete Erscheinen zum Bewerbungsgespräch

• Handygespräche während des Bewerbungsverfahrens

 

Tipps zur Elektronischen Bewerbung

Die meisten Arbeitgeber bevorzugen eine elektronische Bewerbung – entweder per E-Mail oder sehr oft über die unternehmenseigene Karriere-Homepage. Wenn das Unternehmen auf seiner Homepage ohnehin eine Online-Bewerbungsmöglichkeit anbietet, sind keine weiteren Unterlagen per E-Mail nachzusenden (außer dies wird ausdrücklich gewünscht). Beachten Sie außerdem folgende Tipps:

• Senden Sie das E-Mail immer namentlich an den/die Personalverantwortliche/n und nicht an die allgemeine Office-Adresse! Wer für Ihre Bewerbung zuständig ist, können Sie in einem kurzen Telefongespräch klären.

• Wenn Sie sich auf eine Anzeige beziehen, geben Sie dies bitte gleich im Betreff an. Hier schleichen sich oft Flüchtigkeitsfehler ein, kontrollieren Sie den Betreff genau.

• Ihre E-Mail-Adresse muss professionell wirken und Ihren Vor- und Nachnamen enthalten.

• Verschicken Sie das Bewerbungs-E-Mail nicht vom aktuellen Arbeitsplatz.

• Attachments sollten im pdf-Format versandt werden – dieses Format kann jeder öffnen und es werden Formatierungs- und Ansichtsverschiebungen vermieden.

• Versenden Sie keinesfalls Massen-E-Mails.

 

Worauf kommt es bei Bewerbungen im Ausland an?

Andere Länder, andere Sitten – das gilt auch für die Bewerbungssituation:

• USA: Von BewerberInnen wird erwartet, dass sie in ihrem Lebenslauf (resume) zusätzliche Angaben zu ihren beruflichen Zielen machen. Die Ausbildungs- und Studienorte spielen eine entscheidende Rolle. Aufgrund der strengen Richtlinien zum Schutz vor Diskriminierung gibt man weder sein Alter noch die Herkunft an. Der Bewerbung legt man kein Passbild bei.

• Großbritannien: Standardisierte Bewerbungsbögen sind die Regel. Auch hier sollte man ein Foto nur beilegen, wenn dies ausdrücklich gewünscht wird.

• Frankreich: Handschriftliche Anschreiben („lettre de candidature“) sind wegen der breiten Akzeptanz grafologischer Gutachten üblich. Zeugnisse und Dokumente sollte man nur beilegen, wenn dies gewünscht wird.

• Italien und Spanien: Blindbewerbungen werden selten systematisch bearbeitet. Der persönliche Kontakt spielt eine entscheidende Rolle. Wer sich bei einem spanischen oder italienischen Unternehmen bewerben will, erhöht daher durch einen Besuch vor Ort seine Chancen. Mit dabei haben sollte man mehrere Exemplare des Lebenslaufs in der Landessprache, eine beglaubigte Übersetzung des Abschlusszeugnisses, eine Kopie der Geburtsurkunde, mehrere Passfotos und die entsprechenden Formulare, um sozialversicherungsrechtliche Ansprüche (Leistungen bei Krankheit und Arbeitslosigkeit, Berechnung und Zahlung von Renten) geltend machen zu können. Die Formulare erhält man beim zuständigen Sozialversicherungsträger.

Bevor Sie sich bewerben, informieren Sie sich gut über die Arbeits- und Lebensbedingungen im jeweiligen Land (z. B. auf http://europa.eu).

 

Telefonkontakt mit der Personalabteilung

Wann sollte man sich nach dem Versenden der Bewerbung wieder melden?

Ein Großteil des Bewerbungsprozesses spielt sich heute online ab. Dennoch kann es gelegentlich sinnvoll sein, zum Telefon zu greifen.

Ihr Bewerbungsschreiben haben Sie – per Post oder via E-Mail – versandt. Sollten Sie nun auch noch telefonisch mit der Personalabteilung bzw. der Personalberatung des betreffenden Unternehmens Kontakt aufnehmen? Viele Bewerbungsratgeber warnen davor: „Aufdringlich“ sei es, auf diese Art „Druck zu machen“, und daher letztendlich kontraproduktiv.

Grundsätzlich müssen Sie natürlich davon ausgehen, dass das Sichten der Bewerbungen eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt. Und je größer ein Unternehmen ist bzw. je prominenter ein Jobinserat platziert ist, umso mehr Bewerbungen werden eintrudeln.

Nachfragen ist aber erlaubt – Ihr Anruf um sicherzustellen, dass Ihr Schreiben auch angekommen ist, spricht für Ihr Engagement und Interesse. Post geht (zwar nur selten) verloren, aber E-Mails landen gar nicht so selten im Spamfilter der Adressaten.

Wenn ca. 14 Tage seit dem Absenden der Unterlagen vergangen sind und es noch immer keine Reaktion gibt, kann man guten Gewissens die Personalabteilung kontaktieren. Die Frage, wann mit einer Entscheidung gerechnet werden kann, ist unaufdringlich und berechtigt. Außerdem können Sie so weiter Sympathiepunkte sammeln und auch zeigen, dass Ihnen der Job wichtig ist.

Wichtig: Bluffen Sie nicht mit anderen Angeboten, aber machen Sie deutlich, dass auch anderswo eine Nachfrage nach Ihnen besteht. Das kann mitunter ein Impuls sein, Ihre Bewerbungsmappe nochmals genau zu analysieren – und Sie zum Bewerbungsgespräch einzuladen.

Was ist beim Telefonkontakt mit der Personalabteilung wichtig?

Jedes Telefongespräch mit der Personalabteilung bzw. dem/der Personalverantwortlichen – Anlass sind z. B. Ihre Fragen und Informationswünsche – sollten Sie dazu nützen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Ein gutes Telefongespräch kann Ihre Bewerbung mit einer sympathischen Stimme verbinden, die Personalabteilung auf Sie aufmerksam machen, und Ihnen zusätzliche wertvolle Informationen verschaffen. Folgende Tipps gibt Ihnen der AKADEMIKER-GUIDE von CAREER für das Gespräch:

 

Vorbereitung

• Prüfen Sie vor dem Gespräch, ob Ihr/e GesprächspartnerIn Ihre Telefonnummer auf dem Display sieht – und ob Sie das auch wollen. (Wenn Sie z. B. von Ihrem aktuellen Arbeitgeber aus anrufen.)

• Schreiben Sie sich einen Gesprächsleitfaden mit den wichtigste Stichpunkten: So wirken Sie auch bei Nervosität professionell und laufen nicht Gefahr, den Faden zu verlieren. Außerdem vergessen Sie auf diese Weise nichts Wesentliches.

•  Üben Sie vor dem Gespräch, sich und Ihr Anliegen in wenigen, klaren Sätzen vorzutragen.

•  Vermeiden Sie äußere Störfaktoren wie Hintergrundmusik, sprechende Personen, Auto-, U-Bahn, generell Straßengeräusche. Das ist nicht nur unhöflich dem Gesprächspartner gegenüber, sondern signalisiert das genaue Gegenteil von dem, was Sie transportieren wollen.

•  Sie sollten weder beim Sprechen einen Kaugummi kauen noch hastig und genervt wirken.

• Je präziser man sich hier vorbereitet hat, desto besser sind die eigenen Karten. Social Media und Google verrät uns zumeist viel über das Unternehmen, vor allem aber auch über den jeweiligen Gesprächspartner. Ein gut vorbereitetes Telefonat, das für Ihren Ansprechpartner angenehm, vielleicht sogar interessant ist, kann Ihnen den entscheidenden Vorteil gegenüber den anderen BewerberInnen verschaffen.

 

Das Telefongespräch selbst

• Stehen Sie beim Telefonieren oder sitzen Sie aufrecht. Sprechen Sie klar und deutlich – Ihr Lächeln kann man „hören“.

• Sprechen Sie Ihre/n GesprächspartnerIn mit Namen und Titel an.

• Nennen Sie klar und deutlich Ihren Namen und verstecken Sie sich nicht hinter Pseudonymen, um Auskünfte zu bekommen.

• Falls Ihr/e GesprächspartnerIn kurz angebunden klingt, fragen Sie nach, ob sie oder er gerade etwas Zeit für ein Gespräch hat oder Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt – und wenn ja, wann genau – wieder melden sollen.

• Wenn Ihr/e GesprächspartnerIn sich grundsätzlich interessiert zeigt, vereinbaren Sie nach Möglichkeit auch sofort einen Termin.

• Bedanken Sie sich für das Gespräch – freundlich, aber nicht unterwürfig.

• Seien Sie hartnäckig: Viele Personalverantwortliche sind aufgrund von Bewerbungsgesprächen, Recruiting-Events, Messen und Fortbildungen schwer zu erreichen. Falls Sie die verantwortliche Person öfters nicht erreichen, kann Ihnen eventuell auch eine Kollegin oder ein Kollege weiterhelfen oder die Bitte um einen Rückruf weiterleiten.

 

Nach dem Telefongespräch

• Speichern Sie Nummer und Namen des/r Personalverantwortlichen gleich in Ihre Handy, damit Sie einen Rückruf sofort erkennen und angemessen reagieren können.

• Notieren Sie sich gegebenenfalls die Durchwahl.

• Notieren Sie sich eventuelle Termine oder Vereinbarungen in Ihrem Kalender.